SAYKI
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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

SAYKI Solutions UG (haftungsbeschränkt), vertreten durch den Geschäftsführer Mustafa Say
Karl-Mathy-Str. 8, 68167 Mannheim
E-Mail: info@saykisolutions.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.

2. Zwei Rollen: Anbieter und Auftragsverarbeiter

Für die Daten der Maklerbüros selbst (Registrierung, Abo, Nutzerkonten) sind wir Verantwortlicher. Die Daten, die ein Büro in SAYKI IMMO eingibt oder die über seine Online-Exposés, Bewertungsseiten und Maklerverträge eingehen (Interessenten, Eigentümer, Kunden), verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Büros nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich gegenüber diesen Personen ist das Büro. Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird in der Software geschlossen; sein Text steht unter Auftragsverarbeitungsvertrag.

3. Welche Daten wir verarbeiten

  • Registrierungsdaten: Büroname, Name, E-Mail-Adresse und das Passwort als Hash (nie im Klartext). Eingeladene Nutzer: Name, E-Mail-Adresse, Rolle.
  • Daten des Büros in der Software: Objekte samt Adresse und Fotos, Interessenten (Name, Kontaktdaten, Suchwunsch, Notizen), Termine, Dokumente, Maklerverträge, Geldwäsche-Prüfungen samt Ausweiskopie.
  • Angaben von Interessenten und Eigentümern: was sie in Formularen eines Büros eingeben (Anfrage, Freischaltung eines Exposés, Besichtigungsbuchung, Bewertungsanfrage). Bei der Freischaltung eines Exposés und der Bestätigung eines Maklervertrags speichern wir zusätzlich Zeitpunkt und bei Verträgen die IP-Adresse als Nachweis der Belehrung.
  • Zahlungsdaten: speichern wir nicht selbst; sie liegen bei Stripe. Wir halten nur die Kundennummer, den Tarif und den Status des Abos.
  • Cookies: ein signiertes Anmelde-Cookie für Nutzer der Software und ein signiertes Zugangs-Cookie (90 Tage) für Interessenten, die ein Exposé freigeschaltet haben. Kein Tracking, keine Werbe-Cookies, keine Analyse-Dienste.
  • Verbindungsdaten: Die IP-Adresse wird zur Abwehr von Missbrauch (Begrenzung von Anmeldeversuchen und Formularen) kurzzeitig im Arbeitsspeicher gezählt und nicht dauerhaft gespeichert. Fehlerprotokolle des Servers enthalten keine IP-Adressen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der Software und Abrechnung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Büro). Transaktionsmails wie Einladungen, Passwort-Zurücksetzen, Terminbestätigungen und Hinweise zur Testphase: ebenfalls lit. b. Fehler- und Missbrauchsabwehr: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Daten der Interessenten und Eigentümer gilt die Rechtsgrundlage des jeweiligen Büros; die Einwilligung wird im Formular abgefragt.

5. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Anbietern in den USA stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

  • Hosting: IONOS SE — Betrieb des Servers, auf dem die Software und die Datenbank laufen. Übermittelt werden: alle Daten der Software; Rechenzentrum in Deutschland. Sitz: Montabaur, Deutschland. Datenschutzerklärung
  • Anthropic PBC — Exposé-Texte, Erkennung der Bildmotive, Umgebungsrecherche, Preiseinschätzung sowie der Assistent des Maklers (Anfragen lesen, Antwortentwürfe, Gesprächsnotizen, Einschätzung von Interessenten, Auslesen von Unterlagen, Fragen an die eigenen Daten). Übermittelt werden: Objektdaten samt Adresse, Notizen zum Objekt, Objektfotos und hochgeladene Unterlagen; beim Assistenten zusätzlich Name, Kontaktdaten, Suchwunsch und Notizen des jeweiligen Interessenten. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training und löscht sie nach der Verarbeitung. Sitz: USA. Datenschutzerklärung
  • OpenAI — Erzeugung sanierter und möblierter Bildentwürfe sowie der räumlichen Grundrissansicht. Übermittelt werden: die vom Büro dafür ausgewählten Objektfotos und der Grundriss. Sitz: USA. Datenschutzerklärung
  • OpenStreetMap Foundation — Ermitteln der Koordinaten und der Einrichtungen im Umkreis (Nominatim, Overpass). Übermittelt werden: die Adresse des Objekts. Sitz: Vereinigtes Königreich. Datenschutzerklärung
  • Mapbox — Kartenausschnitt mit Markierung des Objekts im Exposé. Übermittelt werden: die Koordinaten des Objekts. Sitz: USA. Datenschutzerklärung
  • Resend — Versand der E-Mails aus der Software. Übermittelt werden: Empfängeradresse und Mailinhalt, etwa Name und Objekt bei einer Terminbestätigung. Sitz: USA. Datenschutzerklärung
  • Stripe — Abwicklung des Abonnements. Übermittelt werden: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und Zahlungsdaten des Büros. Sitz: USA / Irland. Datenschutzerklärung

Immobilienportale erhalten Objektdaten nur, wenn das Büro die Übertragung selbst auslöst.

6. Speicherdauer

Die Daten eines Büros bleiben gespeichert, solange das Konto besteht. Das Büro kann sie jederzeit als ZIP exportieren und das Konto samt allen Daten selbst löschen; danach sind sie sofort aus der Datenbank und vom Speicher entfernt. Sicherungskopien werden nach spätestens 30 Tagen überschrieben. Rechnungsdaten bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB zehn Jahre auf. Angaben von Interessenten und Eigentümern löscht das jeweilige Büro nach seinen eigenen Fristen.

7. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Interessenten und Eigentümer wenden sich dafür an das Maklerbüro, dem sie ihre Daten gegeben haben; wir unterstützen das Büro dabei. Beschwerden nimmt jede Datenschutzaufsichtsbehörde entgegen, für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Stand: 21. September 2026